Digitalizar un documento es preservarlo: detener su deterioro del paso del tiempo, congelar esa imagen aquí y ahora. Sin embargo, es muy importante conservar el original; en caso de duda acerca de su fecha de origen, un análisis del papel y de la tinta puede aclarar la cuestión. Y, por supuesto, un original es importante en sí mismo.

Hay dos maneras básicas de digitalizar documentos :

1) Fotografiarlos con un scanner.

2) Fotografiarlos con una cámara digital .

Antes de entrar en detalles veamos algunos aspectos comunes de esta situación. Al visitar una biblioteca o un museo, es importante mirar cuidadosamente el objeto con el que vamos a trabajar, y cómo es la iluminación ambiente, para darnos cuenta de cómo proceder. Podemos encontrarnos con hojas sueltas, un libro, algunos documentos o un muy considerable volumen de trabajo. podemos encontrar una sala generosamente iluminada, o un lugar sombrío.

En el caso de ser un libro con muchas páginas, debemos tener en mente que el scanner es mucho más lento que la cámara digital. Si son sólo pocas páginas, o hojas sueltas, es preferible tomar una decisión en favor del scanner.

Si trabajamos con una cámara digital en un sitio bien iluminado, probablemente no necesitemos luz adicional. Si es un lugar oscuro, es conveniente añadir luz adicional. Es preferible no usar flash para tomar fotos de documentos. Es mejor encontrar el standard adecuado de luz, fijarlo, y directamente trabajar en él.

Algunos documentos son hojas muy delgadas que transparentan el otro lado del papel. Necesitaremos poner una hoja de papel negro atrás de esa cara del papel para poder trabajar con él.

El fondo sobre el que se debe trabajar preferiblemente debe ser oscuro. Si es una mesa de color muy claro, agregamos un paño de terciopelo o cualquier otra tela negra.

Siempre conviene ir acompañado de una laptop y ver el resultado final antes de empezar a transferir. En las cámaras digitales, muchas veces lo que se ve en el visor no es lo que se verá en la pantalla de la computadora después. Probando el resultado, se pueden corregir imperfecciones antes de empezar. También es bueno llevar un flash drive o pen drive, que se conecta a un puerto USB de la laptop, para ir descargando en él todo el peso del trabajo y prevenir cualquier problema que pueda ocurrir por interrupciones eléctricas o cualquier circunstancia indeseada..

SCANNERS:

Los hay de tipo profesional y doméstico. Los profesionales, de altísima resolución, no tienen tapa. Tienen la ventaja de que el material a fotografiar queda mirando hacia arriba y el scanner toma la foto desde una altura adecuada, por ejemplo, 80 centímetros. Algunos dan vuelta las páginas automáticamente, como el de la foto de arriba, y pueden hacer 3000 tomas en una hora. El problema de estos elementos profesionales es que son muy caros: el precio ronda entre los 15 mil y 35 mil dólares. Los scanners comunes (flatbed), pueden cumplir muy bien su misión, si no se requiere velocidad. El promedio de tomas y transferencia a la computadora es de 10 a 20 segundos. Un scanner, además, es más difícil de transportar que una cámara de fotos, y debe justificarse la necesidad de llevarlo. La ventaja es que no hay que adaptar mucho: poniéndolo a un standard de 200 dpi (dots per inch) de resolución el resultado puede ser bastante satisfactorio: él solo da la iluminación y compensa los problemas de imagen.

CAMARA DIGITAL:

Por regla general, siempre hay que llevar un trípode. Eso evita la imagen temblorosa, imposible de controlar al sacar muchas imágenes. El truco para poder trabajar con velocidad es el siguiente: anexar un control remoto del disparador a la laptop. Simplemente oprimiendo la barra espaciadora del tablero de la computadora, se produce el disparo de la foto, y la salva de una vez en el archivo que indiquemos. De esta forma, al trabajar con un libro, nos posicionamos, con una mano damos vuelta la página y con la otra pulsamos el tablero de la laptop. Mediante este sistema, podemos llegar a tomar 500 fotos en una hora, o más, según la práctica que desarrollemos. El máximo standard que ha logrado un archivista es 1000 fotos por hora, usando este método.

La cámara debe estar montada sobre un trípode y enfocada en un ángulo de 90 grados al trípode, estando el lente paralelo al documento. Cualquier desviación angular producirá indeseados efectos de perspectiva.

No debe usarse flash: arroja brillos que impiden leer el texto, o da imágenes muy lavadas. Muchas cámaras digitales tienen tipos de enfoque pre-establecidos: en algunos se llama "documentos", en otro "museo", dependiendo de la marca. Abren en esas posiciones el diafragma y acortan la velocidad del disparo para adecuarlo a ambientes de poca iluminación. Si las primeras pruebas con esas posiciones predeterminadas no fueran satisfactorias, habrá que regular el enfoque y la velocidad manualmente hasta conseguir la calidad y nitidez deseadas. Esto puede llevar un tiempo, pero es una sola vez. Luego el standard queda fijo, y posicionando el trípode, alguna luz adicional si es necesaria, y con un control remoto, el trabajo se automatiza y se hace rápido y eficiente.

Conviene llevar cámaras con lentes réflex y con las que se pueda hacer un buen zoom si hace falta. Los lentes réflex generalmente muestran la imagen en el visor mucho más cercana a lo que va a ser el resultado final. Cuantos más megapíxeles tenga la cámara,  tendremos mejor definición de imagen.

Hay que llevar varias pilas de repuesto o un adaptador de corriente, por si se agotan las pilas en el medio del trabajo, lo que seguramente ocurrirá.

En cualquiera de los dos casos siempre es mejor guardar los archivos como JPG. Son más comprimidos que los otros (TIFF, etc.) y aunque tienen algo menos de calidad, no pondremos un elefante en nuestro sistema.

CLASIFICACION DE LOS ARCHIVOS:

Poner los archivos fotográficos en folders y nombrarlos de manera que sea fácil identificarlos. Las imágenes se guardarán inicialmente con el código de la cámara. Para mayor claridad, hay que renombrarlos.

El archivo PDF como soporte final de todo el trabajo es más comprimido y permite más maniobrabilidad de información, y pesa mucho menos que otro tipo de folders. Pero, dependiendo de si estos archivos van a ser guardados para uso privado en nuestra computadora o van a ser publicados, hay distintos programas que pueden usarse.

Todo es cuestión de dedicación y paciencia, hasta lograr los resultados deseados. No importa hacer muchísimas pruebas: una vez que tengamos el standard que queremos, hemos dado el primer paso. Después, el trabajo se encarrila solo y se desliza rápido por las vías de nuestro proyecto.

Pablo Briand, Julio 30 2009